¿El tiempo pasa volando? En un mundo donde pareciera que las horas no alcanzan, aprender a organizar nuestro tiempo es fundamental. No desesperes ¡aquí hay algunas recomendaciones!
Llegas a tu oficina, te sientas, preparas tu café y de repente llegó el momento de partir. ¿Qué fue lo que sucedió? ¿Por qué los días pasan tan rápido? La vertiginosidad es uno de los aspectos que más se destacan en el mundo actual, donde pareciera que nunca nos alcanza el tiempo y siempre quedan tareas pendientes.
Desde el punto de vista psicológico y emocional esto puede perjudicarnos, ya que al tener esa constante sensación de “nunca alcanzar”, nos impedimos desconectarnos realmente de nuestras tareas laborales.
Gestión de operaciones
¿La clave? Aprender a gestionar y a organizarnos con diversas técnicas y herramientas.
Y cuando hablamos de “organizar” no nos referimos a llevar una agenda día por día, sino aprender a reconocer lo urgente y lo importante, tener rutinas de productividad y buscar herramientas que te permitan disminuir tu cansancio físico y mental.
Compartimos contigo 7 pasos que seguramente te servirán en este proceso:
Establece objetivos.
El día anterior, antes de partir de la oficina, define cuáles serán tus objetivos principales para tu próxima jornada laboral. Deben ser realistas, viables y regidos por un corto plazo.
La posibilidad de tener objetivos que pueden ser complicados en un periodo corto de tiempo te permitirá estar preparado para cualquier tipo de imprevisto o urgencia.
Si te despiertas en la noche anterior con algún tema laboral en mente, anótalo y luego lo sumas a tus tareas diarias.
Descubre tu reloj productivo.
Ya tenemos establecidos los objetivos, pero ¿cómo seguir? Lo ideal será que aprendas a reconocer en qué momento del día te sientes con mayor energía, quizás sea cuando llegas a la oficina, o después de almuerzo. No importa cuando, sino que en ese momento de mayor productividad realices las tareas más desafiantes y que requieren un gran nivel de atención y energía.
Lo ideal de igual manera, es comenzar el día encarando lo más complejo, ya que podrás ir relajándote con el correr de las horas sin sentir la presión de que “aún falta lo más importante”
Incluye en tu vocabulario la palabra “NO”.
Si quieres aprender a gestionar tu tiempo deberás aprender a decir que NO. Intenta no comprometerte a cosas que no puedes hacer e intenta delegar cuando tengas la posibilidad, recuerda que no puedes hacerlo todo.
Tus compromisos deben ser coherentes con tus metas y objetivos.
Jerarquiza tus reuniones.
Una costumbre típica de las empresas, son las reuniones crónicas y muchas veces sin previo aviso. Generan reuniones a toda hora, donde exigen la presencia de personas que quizás no deberían estar, derrochando una gran cantidad de tiempo y recurso humano.
Lo importante es que puedas programar tus reuniones y que tengan un temario a consciencia. Los presentes deben tener ya una previa idea sobre las temáticas que se tratarán y también el rol que cumplirá cada uno. La duración ideal es entre 40 minutos a una 1 hora.
Apóyate en aplicaciones móviles.
Existen una gran variedad de Apps que están al servicio de una mejor gestión de operaciones. Estas son sólo algunas: Wunderlist, que permite crear notas y compartirlas, muy útil para los trabajos en grupo; Google Keep para crear tareas, listas, ideas pendientes y recordatorios con notas, imágenes o audios, compartirlas y revisarlas en cualquier dispositivo.
O Habitica, una app que trata tu vida como un juego de rol: cuando creas tareas y las realizas correctamente te premia con puntos –especialmente si son saludables, como hacer deporte–, y si no cumples los plazos te los quita. Una buena manera de motivarse para realizar todo a tiempo.
Regálate momentos.
Aunque no lo creas, tan importante como cumplir en el trabajo, es dedicarse tiempo personal. Detenerte por un momento y mantener un diálogo distendido con tus compañeros o incluso realizar alguna actividad creativa. ¡Diviértete! Eso ayudará a mejorar tu estado de ánimo y por lo tanto tu concentración también.
Haz consiente lo que estás haciendo. Es recomendable que cada una hora y media, estires tu cuerpo y aprendas a respirar con diversas técnicas. Puedes practicar meditación y mindfulness para llenarte de energía.
Coloca todos los días en tu agenda una actividad que promueva tu desarrollo personal como estudiar nuestro Master in Operation Management.
Aprende a celebrar el éxito.
Cuando logres alguno de los objetivos que te propusiste, no importa si a largo o corto plazo, ¡celébralo!
Premiar las tareas realizadas será un gran motivador no sólo a nivel personal sino para todo el equipo. Puedes celebrar los logros de diversas formas, una que funciona muy bien cuando se ha cumplido con un objetivo complejo, es organizar una salida con todo el equipo a compartir una comida.
Si practicas estos consejos de forma constante, verás cómo te convertirás en dueño de tu tiempo y lograrás incluso hacer espacio para conectarte con tu vida personal por más que tengas una agenda siempre al límite.
